年末になると、あ～そろそろ年賀状の準備しなきゃって
思いますよね。
特に大変なのは、たくさんの住所や氏名の管理と
届いた後の年賀状の整理。
ここ数年、いろいろと試してきて
とてもシンプルになった
我が家の年賀状整理＆管理方法を
ご紹介いたします！
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年賀状の管理方法
年賀状の管理でまず準備しておきたいものは
年賀状を送る相手の住所録。
年賀状は毎年のことなので、
私はエクセルで住所録を作って
毎年更新しています。
表の内容は以下の通りです。
誰の知り合いか
相手の氏名（家族がいるなら家族全ての氏名）
どんな関係か（会社、とか幼稚園、とか）
住所
電話番号（あればファックス番号）
メールアドレス
我が家は家族全員の知り合いや友人の連絡先を
一枚のシートで管理しています。
ですので、リストは
誰のどんな関係の友人であるか、
一見してわかるようにしています。
一枚のシートにまとめるメリットは
全体をざっくりと見渡せること。
もう少し数が増えれば、
家族一人一人のシートを作ろうと思いますが
今は子供が小さく、
知り合いも限定的なので
一枚のシートにまとめています。
喪中はがきが届く頃
このシートを印刷し、
喪中である人には出さないよう
リストに書き込んでいきます。
そして、今年はもう出さなくてもいいかなと
思う方の横にも×印を加えたりして
年明けに年賀状を整理するまでは
紙の状態で管理していきます。
届いた年賀状の整理方法
年賀状が届いたら
住所録のリストにチェック印をつけていき、
出しそびれている年賀状があれば
順次出していきます。
届いた年賀状は
住所録のリストの順番に重ねていきます。
このとき、いただいていた喪中はがきも
年賀状と一緒に重ねます。
近頃は１月10日ごろにも届く場合があるので
1月15日ごろまで
輪ゴムでとめておいて置きます。
1月15日ごろになったら、
いただいた年賀状の中で
住所変更や氏名の変更、
家族が増えたなど
変化があった方の情報を
住所録のシートに転記していきます。
住所録の順番と
届いた年賀状の順番を揃えておくことで、
この作業がとても楽になります。
届いた年賀状の簡単保管方法
届いた年賀状はどのように保管すればよいでしょうか。
私は、ガムテープで簡単に製本しています。
背表紙には何年の年賀状かを明記しておきます。
私は茶色の一般的なガムテープを使っていますが
きれいな色のガムテープだと
さらに素敵になりそうですね。
届いた年賀状は何年分保管すればいい？
手元に届いた年賀状は何年分保管するのが
いいのでしょうか？
我が家は長らく3年分保管してきましたが、
このたび1年分、つまり今年届いたもののみ
保管することにしました。
3年分とっておいても
実際に使うのは
翌年の年賀状を準備するときに
今年の年賀状を見返すくらい。
2年前や3年前の年賀状を
見返すことはありません。
よほどの理由があれば別ですが
特段理由がない場合は
今年の年賀状のみ、でよいのではないでしょうか。
届いた年賀状はいつ整理するのがベスト？
届いた年賀状は
1月中に整理整頓することをおすすめします。
時間が経ってから整理しようと思っても
どんどん億劫になってしまいます。
年賀状が届ききったなと思ったら
すぐに整理整頓しておくことをおすすめします。
また、住所変更などの情報は
すぐに住所録に転記しておくと
翌年また年賀状を書くときに
困ることがありません。
1月中に終わらせる
自分の中でそんなルールを決めておくように
してみてくださいね。
まとめ
以上、年賀状をシンプルに簡単に
整理・管理する方法についてお伝えしました。
忙しい年末年始にも
スマートに年賀状を整理整頓することができますよ。
ご参考になさってみてくださいね☆
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